Календарное планирование в компании

Календарное планирование – это процесс выделения работ, которые нужно произвести для достижения поставленной цели, установления последовательности этих работ, определения конкретных сроков их выполнения.

Большинство российских руководителей обходятся без составления детализированных планов. Одна из причин этого в том, что многие новые управленцы воспринимают планирование как неотъемлемую часть советской системы, неприемлемую для новой экономики. Другая причина состоит в неумении менеджеров составлять грамотные планы. Даже если им знакомы технологии планирования, зачастую руководители не понимают, как их применять в каждом конкретном случае. Но если речь идет о сдаче строительного объекта, открытии нового офиса по сбыту, покупке завода, выводе бренда на рынок, запуске производственной линии, то отсутствие внятного плана работ может обернуться денежными потерями из-за простоев и срыва сроков.

Существует множество способов графического построения планов. Однако в ходу самые простые и наглядные из них - это таблицы, диаграммы и графики, которые отличаются лишь степенью детализации. Специалисты разделяют их на календарные, привязанные к срокам, и ресурсные, отображающие расклад сил работающих над проектом.

Сформулировать все этапы предстоящей работы поможет "дерево целей" - его рисуют на подготовительном этапе планирования. Графически это выглядит так: четко сформулированная цель (ствол) в центре, к которой крепятся ветви, обозначающие шаги, которые нужно сделать, – например, мониторинг рынка, переговоры, разработка документов и т.д. Ветви, в свою очередь, расходятся на более мелкие задачи. На этом этапе важно не упустить значимые моменты, например часто забывают про логистику или систему мотивации персонала, участвующего в проекте.

При разработке стратегии развития слияния двух или более компаний основные пункты плана (ветви дерева целей) могут быть, например, такими:

• внутренние PR слияния;
• встречи с региональными и муниципальными властями;
• информационные сообщения в центральных и региональных СМИ разъясняющие стратегию новой компании;
• объявление о слиянии;
• пресс-ланч для журналистов;
• реакция на настроения рынка и СМИ;
• публикация базовых показателей эффективности компании после слияния.

Для каждой ветви нужно установить сроки исполнения и скоординировать их с другими шагами.

Если достижение цели требует решения сложных задач, необходимо учитывать возможные риски. Технология планирования Pert предполагает разработку трех сценариев: оптимистического, пессимистического и реалистического. На их основании можно рассчитать сценарий с оптимальным уровнем риска. В сложных случаях для этого используются специальные формулы.

При составлении плана необходимо учитывать даты, прописанные в договорах (их несоблюдение грозит штрафными санкциями), пожелания партнеров или, например, руководителя, который хочет, чтобы работа была сдана за неделю до крайнего срока. Один из самых простых способов графической детализации плана – диаграмма Ганта. Внешне картинка состоит из двух частей. В правой части – таблица, в которую заносятся названия работ, фамилии ответственных сотрудников, необходимые ресурсы (люди, материалы, оборудование). В левой части в графическом виде отображается продолжительность каждого вида работы. Порой нужны пометки об особых условиях – например, для тестирования производственной линии необходимо подходящее помещение.

Диаграмма Ганта обеспечивает контроль дедлайнов, а также точный список всех звеньев, участвующих в проекте. Иногда диаграмму Гантавывешивают на стену в виде "групповых простыней" или устанавливают в виде "досок планирования", но чаще сотрудники работают с диаграммами на мониторах компьютеров.

План действий, сделанный в электронном виде, очень выручает при жестком дедлайне: всегда можно посмотреть тот отрезок пути, на котором находишься, и в "режиме реального времени" внести правки. Когда случается что-то незапланированное, он помогает увеличивать сроки одного этапа за счет сжатия другого или быстро просчитать, как изменятся сроки каждого из этапов. Еще один плюс диаграммы Гантта – возможность заранее оценить риски того или иного решения.

Для проектов, в которых много "перевалочных пунктов", а взаимоувязка этапов слишком сложна, ленточнаые диаграммы, к которым относится диаграмма Ганта, получаются длинными и громоздкими. Более удобен в этом случае сетевой график. В нем этапы работы обычно изображаются однотипными фигурами, например, кружками, и нумеруются.

Построение сетевого графика начинается с события №1 – например, формулирования концепции нового брэнда – и заканчивается выводом этого брэнда на рынок. Если известен срок сдачи проекта, его можно начать выстраивать от финальной точки, двигаясь к началу.

Последовательность и взаимосвязь этапов изображается стрелками, на которых можно указать отвечающего за работу сотрудника, сроки и ресурсы, необходимые для качественного исполнения. В сетевой график иногда включают краткие формулировки критериев выполнения каждой из задач. Сейчас наиболее популярны схемы, в которых работа представляется прямоугольником, "растянутым по временной оси", а зависимости между работами - стрелками. Именно так они выглядят в большинстве компьютерных программ.

План можно сначала сделать без привязки к календарю, а потом подогнать под сроки с учетом таких обстоятельств, как праздники и отпуска исполнителей, сроки поставок оборудования и материалов.

Хорошо просчитанный план действий – лучший советчик в принятии решений вплоть до завершения проекта. Если в него вовлечено много ресурсов, а цена сбоев велика, сверку с планом и внесение изменений приходится делать порой каждый день.

По материалам статьи из газеты "Ведомости" от 27 июня 2002 г.